三交旅行総合トップ ＞ 団体旅行 ＞ 旅行の幹事って何をすればいいの？
1.幹事の仕事
旅行の幹事って、いった何をするのでしょうか？
まず、順序立てて考えていきましょう。
はじめに、次のようなスケジュールを考えるとわかりやすいでしょう。
情報を収集（アンケートなど）する、旅行の目的やイメージを固める。
アンケート内容などを基に、旅行会社に相談・見積依頼。
資料・パンフ・見積を基に旅行会社の営業担当と打ち合わせ。
参加者と打ち合わせをし、旅のしおりや資料を作成。
バスの座席や宴会場の席割など事前準備や当日の買出し 。
出発当日は昼食や宴会の段取り。
帰着時は忘れ物チェック。
おつかれさまでした。
さて、これを見て「大変だなぁ」と感じる人が多いはず。
あなた一人では大変です、そこで副幹事や会計などのスタッフを揃えましょう。
相談できる人がいるのは心強い事です。
そして、旅行会社の営業担当。
きっと思い出に残る旅行が出来ると思います。
2.旅行の日程・方面・コースを決める
まず初めにしなければいけないことは、前年度幹事さんからの引継ぎ。
教えてもらうポイントは次の内容です。
時期：だいたい毎年の日程は同じ時期であることが多いです。でも再確認は大事ですね。
形態：日帰りなのか1泊なのか？ バスを使うのか列車を使った旅行なのか？などの基本となる部分。
方面：海辺なのか山辺なのか？ どこの観光地なのか？ 今まで行った方面は避ける事が多いです。
趣向：特色となる目的は？ 例えば果物狩り、ショッピングなど。
参加人数：大体の参加人数。年度・方面によって異なる場合もあります。
最初のアンケートの項目に入れておくと、何度も聞く手間が省けますね。
これらの情報をまとめて、基本となる案を考えましょう。
3.旅行会社に相談する
基本的な案が決まれば弊社にご連絡下さい。
混雑する時期や人気のあるホテルなどは気をつけないとすぐに埋まってしいます、
早やければ早いほどスムーズに進みます。希望に沿ったプランをご提案させていただきます。
4.詳細の打合せ
まず交通機関を決めましょう、バスで行くか、列車を使うか、航空機を利用するか、行き先によっても
さまざまです。また、バスの場合は大型にするか中型にするか、人数に合わせて選択しよう。
後部座席がサロンタイプになるバスもございます、ガイドさんの有無は予算が少し高くてもつけたほうが、幹事さんの心強い右腕になってくれるからオススメですね。参加者への心配りと、行程の管理をしっかりしてくれます。
ホテルについては、ホテルは料金で選ぶのではなく必ず内容で選びましょう。
パンフレットの写真や企画で迷わないためにも、営業担当のリアルな評価を参考にしてください。
また、同じホテルでも部屋、眺望・建物に違いがある場合が多いですから注意しよう。
昼食場所も大事ですね、食べ放題か会席か？座敷か椅子テーブルか？冬場など女性はブーツを履く方が多いから座敷だと不便かも、幹事さんの腕の見せ所ですね。
6.事前準備
バスや宴会場の座席割り、あいさつや乾杯の音頭、当日の積みこみ品のチェック。そして天候もチェックしておきましょう。
また、 参加人員は直前まで増減が出やすいのでキャンセル代のチェックも大事ですね。
あとは全体の流れをシュミレーションして、自分やスタッフの進行表を作成すると便利です。
これは幹事さんの仕事のほんの一部です、まだまだ細かいことも沢山あると思いますが、参加された方から「今回の旅行は楽しかった」「幹事さん、おつかれさま」と言ってもらえるよう、弊社営業担当が心を込めて対応させていただきます。お気軽にお問い合わせ下さい。
